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策划大型会议的流程有哪些?
发布时间:2022-10-08 17:25:59 信息来源:成都策划公司 浏览次数:2552

  对于会议活动策划等活动的流程,很多企业不了解,因此在策划的时候回有疏漏,下面瀚博文旅成都策划公司对会议活动策划活动的策划流程进行详细介绍,希望能给你带来帮助。

  1、会议策划-我们提供一整套的会务会议策划执行方案。告诉我们您的想法,我们为你提供可行性方案、活动回执,我们十多年会议策划的成功经验,都将成为您成功举办会议的基础;

  2、会议策划咨询-我们将与客户方进行初步沟通,就客户方的所关心的核心要点提出预案提供选择、推荐合适的会议场地、餐饮场所及与预算相适应的餐饮方案、会议交通方案、会议接待方案等;

  3、会议策划考察-在会议策划服务合作双方取得进一步合作互信后,我们会安排客户方到目的地考察为会议活动提供的会议场地、交通工具及所需的相关会议设备等,并就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨;

  4、会议策划方案确定-提供会议策划流程及预案,尽可能细化,以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署服务协议。

  5、会议策划活动执行-严格且人性化地执行会议策划活动方案协议内容。不管会议策划方案如何尽善尽美,但任何计划都会存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,以会务会议的圆满收尾为一致目标。另外关于超出协议以外的服务可作为为协议的延伸,需要双方口头或书面承诺,并协定双方临时签字负责人,允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

  6、会议策划活动结算双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算。

  会务会议策划执行流程

  一、会务会议举办前:

  1.从会议活动主办方了解相关会议需求;

  2.提供会议活动所需要的交通、餐饮、住宿、会议场地等信息,并制定完善的会务会议策划预案书给主办方;

  3.派专人协助客户实地考察会议举办地的交通、餐饮、住宿、会议场地等相关方面的具体情况;

  4.确定会务会议策划方案,签订服务合作合同,预付定金。

  二、会中:

  1.会议场所:安排专人到会议场地检查灯光、音响、茶饮等相关基础设备设施;

  2.会议住宿:住宿的酒店房间号确认;

  3.会议餐饮:用餐时间、用餐标准等的安排;

  4.会议旅游:旅游线路行程、用车、导游等相关事项安排和确认;

  5.会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认;

  6.会议礼品:会议礼品的采购(会务会议前期)、发放服务;

  7.会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

  三、会后:

  1.结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐;

  2.资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册及影像资料备案。

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